Se préparer à la facturation électronique

• Identifier le cadre de la réforme : reconnaître les entreprises et les opérations concernées par la facturation électronique et le e-reporting.
• Distinguer les différents flux : différencier la facturation électronique, le e-reporting des transactions et le e-reporting des données de paiement.
• Repérer les échéances applicables : déterminer les dates auxquelles l’entreprise devra recevoir, émettre et transmettre ses données.
• Cartographier les processus existants : analyser le circuit actuel de création, d’envoi, de réception, de validation et d’archivage des factures.
• Choisir une solution adaptée : définir les critères de sélection d’une plateforme agréée ou d’une solution compatible.
• Préparer les données de facturation : identifier les informations obligatoires et contrôler la qualité des données clients, fournisseurs et produits.
• Reconnaître les formats électroniques : comprendre le rôle des formats structurés ou mixtes tels que Factur-X, UBL et CII.
• Adapter l’organisation interne : définir les responsabilités des services administratifs, comptables, commerciaux et informatiques.
• Sécuriser les traitements : mettre en place des contrôles permettant de suivre les statuts des factures et de traiter les anomalies.
• Construire un plan de transition : organiser les actions à conduire avant l’entrée en vigueur des obligations applicables à l’entreprise.

Module 1 – Introduction à la facturation électronique

• Définition d’une facture électronique.
• Différence entre une facture électronique, une facture PDF et une facture numérisée.
• Présentation des objectifs de la réforme.
• Entreprises, associations et professionnels concernés.
• Distinction entre assujettissement et redevabilité à la TVA.
• Présentation générale du calendrier de déploiement.

Module 2 – Comprendre le périmètre de la réforme

• Opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
• Principes applicables aux transactions entre professionnels.
• Traitement des opérations avec les particuliers.
• Traitement des opérations internationales.
• Cas des micro-entrepreneurs et des entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA.
• Articulation avec la facturation adressée au secteur public via Chorus Pro.

Module 3 – Facturation électronique et e-reporting

• Définition et fonctionnement du e-invoicing.
• Définition du e-reporting des transactions.
• Définition du e-reporting des données de paiement.
• Identification des opérations relevant de chaque dispositif.
• Données susceptibles d’être transmises à l’administration.
• Fréquences et organisation des transmissions.
• Conséquences pour les services administratifs et comptables.

Module 4 – Les acteurs du nouveau dispositif

• Rôle de l’entreprise émettrice.
• Rôle de l’entreprise destinataire.
• Fonctionnement des plateformes agréées.
• Différence entre une plateforme agréée et une solution compatible.
• Rôle de l’annuaire de la facturation électronique.
• Relations entre le logiciel de facturation, la plateforme et le système comptable.
• Intervention éventuelle de l’expert-comptable ou du prestataire informatique.

Module 5 – Les formats de factures électroniques

• Notion de données structurées.
• Présentation des formats UBL et CII.
• Présentation du format mixte Factur-X.
• Différence entre lisibilité humaine et traitement automatisé.
• Contrôle de la conformité d’une facture.
• Gestion des pièces jointes et documents complémentaires.

Module 6 – Adapter les mentions et les données de facturation

• Vérification des informations légales de l’entreprise.
• Contrôle des coordonnées des clients et fournisseurs.
• Numéros d’identification et données d’adressage.
• Mentions obligatoires des factures.
• Nature des opérations réalisées.
• Régime et traitement de la TVA.
• Modalités et dates de paiement.
• Gestion des avoirs, acomptes, factures rectificatives et annulations.
• Mise à jour des bases de données et des référentiels.

Module 7 – Choisir sa plateforme agréée

• Identifier les besoins de l’entreprise.
• Vérifier l’agrément de la plateforme.
• Étudier la compatibilité avec les logiciels existants.
• Comparer les fonctionnalités proposées.
• Examiner les conditions tarifaires.
• Évaluer l’accompagnement et l’assistance utilisateurs.
• Vérifier les modalités d’importation et d’exportation des données.
• Examiner les engagements de sécurité, de disponibilité et de conservation.
• Formaliser une grille de comparaison des solutions.

Module 8 – Cartographier le processus de facturation

• Décrire le processus actuel d’émission des factures.
• Identifier les sources de données.
• Repérer les validations internes.
• Analyser le processus de réception et de rapprochement.
• Identifier les traitements manuels.
• Repérer les risques d’erreur ou de doublon.
• Définir les rôles et les responsabilités.
• Concevoir un processus cible adapté à la facturation électronique.

Module 9 – Gérer le cycle de vie d’une facture

• Création et dépôt de la facture.
• Transmission au destinataire.
• Réception et contrôle.
• Acceptation, rejet ou mise en attente.
• Suivi des statuts.
• Traitement des anomalies.
• Gestion des litiges.
• Rapprochement avec les commandes, livraisons et paiements.
• Archivage et traçabilité des opérations.

Module 10 – Sécuriser les données et les échanges

• Vérification des droits d’accès.
• Protection des informations financières et commerciales.
• Prévention des erreurs et des fraudes.
• Traçabilité des actions réalisées.
• Gestion des habilitations.
• Sauvegarde et conservation des documents.
• Organisation d’un dispositif de contrôle interne.
• Sensibilisation des collaborateurs aux risques liés aux changements de coordonnées bancaires.

Module 11 – Préparer la transition

• Réaliser un diagnostic de maturité.
• Recenser les logiciels et outils utilisés.
• Identifier les volumes de factures émises et reçues.
• Nettoyer les fichiers clients et fournisseurs.
• Contacter l’éditeur du logiciel de facturation.
• Sélectionner et paramétrer une plateforme agréée.
• Tester les échanges avant l’échéance réglementaire.
• Informer les clients, fournisseurs et collaborateurs.
• Former les utilisateurs.
• Prévoir une procédure de gestion des incidents.

Module 12 – Élaborer un plan d’action personnalisé

• Définition des priorités.
• Identification des responsables.
• Planification des actions.
• Détermination des ressources nécessaires.
• Identification des risques.
• Construction d’un calendrier de mise en conformité.
• Création d’indicateurs de suivi.
• Formalisation d’une feuille de route opérationnelle.

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